Die perfekte Event-Location finden: Worauf Unternehmen achten sollten

Eine Event Location ist weit mehr als ein Raum mit vier Wänden. Für Unternehmen ist die Veranstaltungslocation der Rahmen, in dem Marke, Kultur und Wertschätzung sichtbar werden – sei es beim jährlichen Sommerfest, bei der Weihnachtsfeier, bei Produktlaunches oder beim Team Event.

Gerade in einer Zeit, in der hybride Arbeitsmodelle persönliche Begegnungen seltener machen, gewinnen physische Veranstaltungsorte an Bedeutung. Die Location bestimmt nicht nur die Stimmung, sondern auch die Möglichkeiten für Programm, Technik und vor allem für das Catering – den Bestandteil, an den sich Gäste am längsten erinnern.

Gleichzeitig stellt die Suche nach der passenden Location viele Organisatoren vor Herausforderungen: Welche Art von Veranstaltungsort passt zum Anlass? Welche Infrastruktur muss vorhanden sein? Wie lassen sich Kosten realistisch kalkulieren? Und worauf ist bei der Abstimmung mit dem Caterer besonders zu achten?

In diesem umfassenden Guide zeigen wir Schritt für Schritt, wie Unternehmen die ideale Event Location für ihr nächstes Event-Catering finden. Von den verschiedenen Location-Typen über eine realistische Kosteneinschätzung und die richtige Infrastruktur bis hin zu konkreten Praxisbeispielen und einer kompakten Checkliste für die finale Vorbereitung.

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1. Warum die richtige Event Location so entscheidend ist

Die Wahl der Location beeinflusst nahezu jeden Aspekt einer Veranstaltung. Sie setzt den ersten visuellen und emotionalen Impuls, noch bevor das Programm beginnt oder das erste Gericht serviert wird.

Eine passende Event Location transportiert die gewünschte Botschaft des Unternehmens, ohne dass ein einziges Wort gesprochen werden muss. Sie bestimmt, ob sich Gäste wohlfühlen, wie lange sie bleiben und mit welchem Gefühl sie nach Hause gehen. Sie gibt den Rahmen für das Catering-Konzept vor – ob elegantes Buffet, lockeres Grill-Catering oder stilvolles Fingerfood. Sie beeinflusst die Logistik, die technischen Möglichkeiten und nicht zuletzt das Budget.

Im B2B-Kontext kommt ein weiterer Faktor hinzu: Die Location wird – bewusst oder unbewusst – als Ausdruck der Unternehmenskultur wahrgenommen. Ein Firmenevent in einer heruntergekommenen Halle ohne Tageslicht hinterlässt einen ganz anderen Eindruck als eine Veranstaltung in einem lichtdurchfluteten Loft mit Dachterrasse. Gäste, Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartner schließen von der Qualität der Location auf die Qualität des Unternehmens.

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2. Was Event Locations im B2B-Bereich unterscheidet

Locations für Firmenveranstaltungen folgen anderen Anforderungen als Räumlichkeiten für private Feiern. Wer diese Unterschiede kennt, vermeidet typische Fehlentscheidungen.

Professionelle Infrastruktur als Grundvoraussetzung

Firmenkunden erwarten eine zuverlässige technische Ausstattung: stabiles WLAN, ausreichend Steckdosen, Beamer oder Bildschirme, eine funktionierende Beschallungsanlage und gute Beleuchtung. Was bei einer privaten Gartenparty charmant improvisiert wirkt, ist bei einem Corporate Event ein No-Go.

Catering-taugliche Räumlichkeiten

Nicht jede schöne Location eignet sich auch für professionelles Catering. Eine vollausgestattete Produktionsküche oder zumindest eine Cateringküche mit Strom, Wasser und ausreichend Stellfläche ist für die meisten Catering-Formate unverzichtbar. Ohne diese Grundlagen wird selbst der beste Caterer zum Improvisationskünstler – auf Kosten der Qualität.

Flexible Raumkonzepte für verschiedene Phasen

Firmenevents bestehen häufig aus mehreren Phasen: Empfang, Programm, Essen, Networking. Die ideale Location ermöglicht einen fließenden Übergang zwischen diesen Phasen, ohne dass die gesamte Bestuhlung umgebaut werden muss. Separate Bereiche für Catering-Stationen, Rückzugsecken und den Hauptbereich sind ein großes Plus.

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3. Event Location Typen im Überblick

Je nach Anlass, Budget und Gästezahl kommen unterschiedliche Location-Typen infrage. Jeder Typ bringt spezifische Stärken und Einschränkungen mit sich, die bei der Planung berücksichtigt werden müssen.

Outdoor-Locations: Gärten, Dachterrassen und Parks

Locations unter freiem Himmel eignen sich hervorragend für Sommerfeste, Grillevents und entspannte Firmenveranstaltungen. Die natürliche Atmosphäre sorgt für ein ungezwungenes Miteinander, und Formate wie Grill-Catering oder Food-Trucks entfalten hier ihre volle Wirkung. Allerdings erfordern Outdoor-Locations immer einen Plan B für schlechtes Wetter und eine besonders durchdachte Catering-Logistik mit Kühlung und Beschattung.

Lofts und Eventflächen: Industriecharme trifft Flexibilität

Lofts gehören zu den beliebtesten Event Locations für Firmenfeiern. Sie bieten in der Regel offene Grundrisse, hohe Decken und eine urbane Ästhetik, die sich mit minimalem Dekorationsaufwand inszenieren lässt. Viele Lofts verfügen bereits über eine Basisausstattung für Catering und lassen sich flexibel für verschiedene Veranstaltungsformate nutzen – vom stilvollen Empfang mit Fingerfood bis zum großen Buffet-Catering.

Hotels und Konferenzzentren: Rundum-sorglos-Pakete

Hotels bieten den Vorteil, dass Technik, Service und oft auch das Catering aus einer Hand kommen. Für Konferenzen, Seminare und formelle Abendveranstaltungen kann dies die Organisation erheblich vereinfachen. Der Nachteil: Die Gestaltungsfreiheit ist eingeschränkt, eigene Caterer sind häufig nicht zugelassen, und die Kosten liegen deutlich über denen vergleichbarer Eventflächen.

Besondere Locations: Museen, Schiffe und historische Gebäude

Wer für sein Event-Catering einen besonderen Rahmen sucht, findet in Museen, auf Schiffen, in Schlössern oder historischen Industriehallen eindrucksvolle Settings. Der Wow-Faktor ist garantiert, allerdings sind die logistischen Anforderungen deutlich höher und externe Caterer müssen ihre Abläufe an die räumlichen Gegebenheiten anpassen.

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Einen Überblick über verfügbare Event Locations in Berlin bietet egora direkt auf der Plattform – inklusive Kapazitäten und Catering-Infrastruktur.

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4. Catering und Location – warum beides zusammen gedacht werden muss

Die beste Location nützt wenig, wenn das Catering nicht funktioniert. Umgekehrt kann ein hervorragender Caterer in einer ungeeigneten Location nicht sein volles Potenzial entfalten. Beides muss von Anfang an zusammen geplant werden.

Die entscheidenden Fragen lauten: Verfügt die Location über eine Küche oder zumindest über eine Cateringfläche mit Strom- und Wasseranschluss? Gibt es ausreichend Platz für Buffet-Stationen, Grillstationen oder Live-Cooking-Bereiche? Sind Kühlmöglichkeiten vorhanden oder müssen sie vom Caterer mitgebracht werden? Ist der Zugang für Anlieferungen mit größeren Fahrzeugen problemlos möglich?

Viele Caterer, die über Plattformen wie egora gebucht werden, kennen die gängigen Event Locations in ihrer Region und können bei der Entscheidung wertvolle Hinweise geben. Ein erfahrener Partyservice weiß, welche Locations sich für welche Catering-Formate eignen und wo es erfahrungsgemäß Herausforderungen gibt.

Über die egora Event-Location-Suche lassen sich passende Veranstaltungsorte direkt mit dem Catering kombinieren.

5. Kapazität und Raumplanung richtig kalkulieren

Eine häufige Fehlerquelle bei der Location-Wahl ist die falsche Einschätzung der benötigten Fläche. Dabei gelten je nach Veranstaltungsformat unterschiedliche Richtwerte.

Für ein stehendes Event mit Fingerfood und Networking-Charakter sollte man pro Person etwa 1,5 bis 2 Quadratmeter einplanen. Bei einem sitzendes Dinner steigt der Bedarf auf 2,5 bis 3 Quadratmeter pro Person. Für ein Buffet-Catering sind zusätzlich 15 bis 25 Quadratmeter reine Buffetfläche einzukalkulieren. Hinzu kommen Flächen für Garderobe, Technik, Backstage-Bereich und gegebenenfalls eine Bar oder Getränke-Station.

Ein konkretes Beispiel: Für ein Firmen-Sommerfest mit 80 Personen im Stehformat mit Buffet und Bar benötigt man mindestens 160 Quadratmeter Eventfläche plus 20 Quadratmeter Buffet und 10 Quadratmeter Bar – also insgesamt rund 200 Quadratmeter nutzbare Fläche.

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6. Technische Infrastruktur: Die Checkliste für jede Event Location

Die technische Ausstattung einer Location entscheidet über den reibungslosen Ablauf – und darüber, welche Zusatzkosten entstehen.

Unverzichtbar sind Strom- und Wasseranschlüsse in ausreichender Zahl und Leistung, besonders im Catering-Bereich. Stabiles WLAN mit ausreichender Bandbreite für alle Gäste ist mittlerweile Standard. Ausreichende Sanitäranlagen entsprechend der Gästezahl sind Pflicht. Barrierefreier Zugang sollte selbstverständlich sein. Klimatisierung oder zumindest gute Belüftungsmöglichkeiten sind im Sommer entscheidend. Ein separater Anlieferungsbereich für den Caterer sorgt dafür, dass Auf- und Abbau nicht den laufenden Betrieb stören.

Gerade für Formate wie Live-Cooking, Grillstationen oder aufwendige Messe-Catering-Setups mit mehreren Stationen ist eine frühzeitige technische Abstimmung zwischen Location-Betreiber und Caterer unerlässlich.

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7. Kosten für Event Locations realistisch einschätzen

Die Mietkosten für Event Locations variieren je nach Stadt, Lage, Größe und Ausstattung erheblich. Eine realistische Budgetplanung schützt vor unangenehmen Überraschungen.

Als Orientierung für deutsche Großstädte gelten folgende Richtwerte: Einfache Gemeinschaftsräume oder Co-Working-Eventflächen kosten zwischen 500 und 1.500 Euro für einen halben Tag. Lofts und Eventflächen mit Basisausstattung liegen bei 1.500 bis 4.000 Euro. Hotels und Konferenzzentren berechnen zwischen 2.000 und 6.000 Euro, abhängig vom gewünschten Paket. Besondere Locations wie Museen, Schlösser oder Schiffe starten bei 3.000 Euro und können je nach Exklusivität schnell fünfstellig werden.

In diesen Kosten ist das Catering in der Regel nicht enthalten. Für das Catering-Budget sollten Unternehmen zusätzlich 40 bis 100 Euro pro Person einplanen, je nach gewähltem Format und Umfang.

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8. Budgetaufteilung bei Firmenevents mit externer Location

Eine bewährte Budgetverteilung für Firmenveranstaltungen mit externer Event Location sieht folgendermaßen aus: Etwa 30 bis 35 Prozent des Gesamtbudgets entfallen auf die Location-Miete inklusive Grundausstattung. Das Catering mit Speisen und Getränken macht den größten Einzelposten aus und liegt bei 35 bis 40 Prozent. Technik und Ausstattung wie Licht, Ton und Dekoration beanspruchen rund 10 bis 15 Prozent. Programm und Unterhaltung schlagen mit etwa 10 Prozent zu Buche. Die verbleibenden 5 Prozent sollten als Reserve für spontane Anforderungen eingeplant werden.

Ein konkretes Rechenbeispiel: Bei einem Gesamtbudget von 10.000 Euro für ein Event mit 80 Personen bedeutet das rund 3.200 Euro für die Location, 3.800 Euro für das Catering und 3.000 Euro für Technik, Programm und Reserve.

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9. Saisonale Besonderheiten bei der Location-Wahl

Die Jahreszeit beeinflusst sowohl die Verfügbarkeit als auch die Eignung verschiedener Location-Typen erheblich.

Im Frühling und Sommer sind Outdoor-Locations und Locations mit Außenflächen besonders gefragt. Sommerfest-Catering mit Grillstationen und frischen Salaten entfaltet hier seine volle Wirkung. Allerdings ist die Nachfrage in dieser Saison am höchsten – frühzeitiges Buchen ist Pflicht.

Im Herbst eignen sich Lofts und Eventflächen mit warmem Lichtkonzept und der Möglichkeit für saisonale Catering-Konzepte besonders gut. Der Herbst ist zudem die klassische Konferenz- und Messezeit.

Für Weihnachtsfeiern im Winter sind festlich dekorierte Räumlichkeiten mit einladender Atmosphäre gefragt. Auch hier ist der Buchungsdruck hoch, da sich die gesamte Firmenwelt auf November und Dezember konzentriert.

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10. Der richtige Vorlauf: Wann buchen?

Gute Event Locations sind gefragt. Wer zu spät dran ist, muss entweder Kompromisse machen oder deutlich mehr bezahlen. Die empfohlenen Vorlaufzeiten im Überblick: Für große Firmenfeste ab 100 Personen sollten sechs bis zwölf Monate eingeplant werden. Für mittlere Events mit 50 bis 100 Gästen sind drei bis sechs Monate sinnvoll. Für kleinere Veranstaltungen bis 50 Personen genügen in der Regel sechs bis zehn Wochen.

In der Hauptsaison von Mai bis Juli sowie im November und Dezember verlängern sich diese Zeiträume spürbar. Die Buchung des Caterings sollte idealerweise parallel zur Location erfolgen, damit beide Komponenten optimal aufeinander abgestimmt werden können.

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11. Typische Fehler bei der Location-Wahl vermeiden

Diese häufigen Planungsfehler führen regelmäßig zu Problemen am Veranstaltungstag: eine Location, die zwar optisch beeindruckt, aber keine ausreichende Catering-Infrastruktur bietet; eine zu kleine Fläche, die nach der Bestuhlung keinen Platz mehr für Buffet-Stationen und Bewegungsfreiheit lässt; fehlende Rückzugsmöglichkeiten für Raucher, Telefonate oder kurze Pausen; und die Unterschätzung von An- und Abfahrtslogistik – sowohl für Gäste als auch für den Caterer.

Ein weiterer klassischer Fehler: Die Location wird gebucht, ohne den Caterer einzubeziehen. Wenn der Business-Caterer erst nach der Buchung erfährt, dass es keine Küche, keinen Lastenaufzug und keinen Stromanschluss im Catering-Bereich gibt, entstehen teure Zusatzkosten oder das Catering-Konzept muss komplett umgeplant werden.

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12. Häufige Fragen zur Event Location

Wie viel kostet eine Event Location für ein Firmenevent?

‍Je nach Stadt, Größe und Ausstattung liegen die Kosten zwischen 500 und 6.000 Euro für einen halben bis ganzen Tag. In Metropolen wie Berlin oder München sind die Preise im oberen Bereich angesiedelt.

Wie früh sollte man eine Event Location buchen?

‍Für größere Events sechs bis zwölf Monate im Voraus, für mittlere Events drei bis sechs Monate. In der Hauptsaison immer so früh wie möglich.

Welche Location eignet sich am besten für Firmenevents mit Catering?

‍Lofts und Eventflächen mit Cateringküche bieten die beste Kombination aus Flexibilität und Infrastruktur. Für Sommerevents sind Locations mit Außenfläche ideal.

Darf man eigenes Catering in die Location mitbringen?

‍Das hängt von der Location ab. Viele Eventflächen erlauben externe Caterer, Hotels und einige exklusive Locations verlangen dagegen die Nutzung ihres eigenen Catering-Angebots. Diese Frage sollte vor der Buchung geklärt werden.

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13. Checkliste: Event Location von A bis Z

Grundplanung (6–12 Monate vorher)

• [ ] Anlass, Zielgruppe und Charakter des Events definieren
• [ ] Gästeanzahl realistisch festlegen
• [ ] Gesamtbudget bestimmen und freigeben lassen
• [ ] Datum, Uhrzeit und Dauer klären

Location-Suche (4–6 Monate vorher)

• [ ] Location-Typ festlegen (Indoor, Outdoor, hybrid)
• [ ] Catering-Infrastruktur als K.O.-Kriterium prüfen
• [ ] Besichtigungstermine vereinbaren
• [ ] Kapazität und Raumkonzept mit Caterer abstimmen

Buchung und Abstimmung (3–4 Monate vorher)

• [ ] Location verbindlich buchen
• [ ] Catering parallel über egora anfragen
• [ ] Technische Anforderungen schriftlich vereinbaren
• [ ] An- und Ablieferungszeiten mit Location klären

Feinplanung (4–6 Wochen vorher)

• [ ] Aufbauplan mit Caterer und Location-Betreiber erstellen
• [ ] Wetteralternative bei Outdoor-Locations festlegen
• [ ] Technik-Check vor Ort durchführen
• [ ] Parkplätze und Anfahrtsbeschreibung für Gäste vorbereiten

Nachbereitung (1 Woche danach)

• [ ] Feedback von Gästen und Team einholen
• [ ] Tatsächliche Kosten mit Budget abgleichen
• [ ] Learnings für die nächste Location-Wahl dokumentieren

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14. Fazit: So finden Sie die perfekte Event Location

Die Suche nach der richtigen Event Location erfordert keine Magie, sondern eine strukturierte Herangehensweise und klare Prioritäten. Der wichtigste Grundsatz lautet: Location und Catering immer zusammen denken. Die schönste Eventfläche verliert ihren Glanz, wenn das Essen nicht überzeugt – und das beste Catering kann in einer ungeeigneten Location nicht sein volles Potenzial entfalten.

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren in der Zusammenfassung: eine Location, deren Atmosphäre zum Anlass und zur Unternehmenskultur passt; eine Catering-Infrastruktur, die professionelle Bewirtung ermöglicht; ausreichend Fläche für alle Veranstaltungsphasen inklusive Catering-Stationen; eine frühzeitige Buchung, besonders in der Hochsaison; und nicht zuletzt ein erfahrener Catering-Partner, der die räumlichen Gegebenheiten kennt und sein Konzept entsprechend anpasst.

Mit Plattformen wie egora finden Unternehmen nicht nur den passenden Caterer für jede Location, sondern auch die ideale Event Location in Berlin und profitieren von erfahrenen Partnern, die zahlreiche Veranstaltungsorte aus der Praxis kennen und wertvolle Empfehlungen geben können.