Tägliches Mittagessen im Büro organisieren: Ablauf, Wochenplan und Kosten 2026

1. Was tägliche Mittagsverpflegung im Büro heute bedeutet

Das tägliche Mittagessen im Büro hat sich verändert. Früher hieß es Kantine oder Imbiss um die Ecke. Heute sind die Teams kleiner, die Präsenztage schwanken und die Ernährungsweisen sind vielfältiger.

Drei Entwicklungen prägen die Mittagsverpflegung 2026:

• Leichter essen. Bowls, Salate und warme Gerichte mit Gemüse ersetzen schwere Tellergerichte. Das Ziel ist ein Mittagessen, nach dem das Team weiterarbeiten kann.
• Planbar statt spontan. Wer an festen Bürotagen gemeinsam isst, plant die Woche vorab. Spontane Einzelbestellungen kosten jeden Tag Zeit.
• Jede Person isst anders. Vegetarisch, vegan, glutenfrei oder ohne Nüsse: In einem Team mit 20 Personen gibt es fast immer mehrere Ernährungsweisen gleichzeitig.

Für Arbeitgeber zählt am Ende, dass das Essen pünktlich da ist, allen passt und der Aufwand im Office Management klein bleibt.

‍

2. Vier Modelle für das tägliche Mittagessen

Für die tägliche Verpflegung gibt es vier gängige Modelle. Sie unterscheiden sich in Aufwand, Kosten und Teamgröße.

Grafik 1: Vier Modelle für das tägliche Mittagessen. Kantine oder Betriebsgastronomie ab rund 400 Essen pro Tag, hoher Aufwand und hohe Fixkosten. Essenszuschuss für verteilte und hybride Teams, geringer Aufwand, bis 7,67 € pro Arbeitstag. Lieferdienst mit Einzelbestellung für kleine Teams und spontane Tage, mittlerer Aufwand, Einzelpreis plus Liefergebühr. Catering mit Wochenplan für 10 bis 80 Personen an festen Bürotagen, geringer Aufwand bei digitaler Abstimmung, rund 10 bis 15 € pro Person.

Die Kantine lohnt sich erst bei großen Belegschaften. Wann genau, rechnet unser Vergleich Kantine vs. Catering vs. Essenszuschuss durch.

Der Essenszuschuss ist kein Mittagessen, sondern Geld. Er passt gut für Homeoffice-Tage und lässt sich mit Catering an Bürotagen kombinieren. Das zeigt unser Beitrag zu Office-Catering für hybride Teams.

Für die meisten Teams zwischen 10 und 80 Personen bleibt das Catering mit Wochenplan das praktischste Modell. Der Rest dieses Beitrags beschreibt, wie es im Alltag funktioniert.

‍

3. Der Wochenplan: Auswahl, Abstimmung und Bestellung

Ein tägliches Mittagessen scheitert selten am Essen. Es scheitert an Rückfragen: Wer isst mit? Wer ist vegan? Wer ist morgen im Homeoffice? Ein fester Wochenplan beantwortet diese Fragen einmal pro Woche statt jeden Tag.

‍

3.1 Feste Fristen für die ganze Woche

Bewährt hat sich ein Rhythmus mit drei Fristen:

1. Dienstag: Das Menü für die Folgewoche steht fest. Pro Tag gibt es zwei bis drei Gerichte zur Auswahl.
2. Bis Freitag 12 Uhr: Jede Person wählt für jeden Tag ein Gericht oder „heute nichts“.
3. Bis zum Vortag 16 Uhr: Absagen sind noch möglich, etwa bei Krankheit oder Terminänderung. Der Caterer erhält danach die finalen Zahlen pro Gericht.

Mit diesem Rhythmus plant der Caterer Einkauf und Personal sicher. Das Team kennt das Menü der ganzen Woche im Voraus. Und es werden keine Portionen für Personen geliefert, die gar nicht im Büro sind.

‍

3.2 So läuft es bei egora Daily Lunch

Bei egora Daily Lunch läuft dieser Wochenplan digital:

• Pro Tag stehen drei Gerichte mit Foto, Kalorien und Allergenen zur Wahl.
• Jede Person erhält einen persönlichen Link und stimmt für die Folgewoche ab. Eine Wochenbuchung mit einem Klick wählt automatisch passende Gerichte nach dem eigenen Profil.
• Vor Fristende erinnert eine Mail alle, die noch nicht abgestimmt haben. Die Ansprechperson im Unternehmen sieht jederzeit, wer schon gewählt hat.
• Absagen sind bis zum Vortag 16 Uhr möglich. Der Caterer bekommt danach die finalen Zahlen.

Das Office Management muss keine Listen mehr sammeln. Es prüft nur noch die Übersicht.

4. Ernährungsweisen und Allergene sicher abdecken

Bei täglicher Verpflegung entstehen Fehler meist beim Thema Allergene. Eine Rundmail mit „Bitte Unverträglichkeiten melden“ geht unter. Besser ist ein Profil pro Person mit Ernährungsweise und Allergien, das bei jeder Auswahl berücksichtigt wird.

Caterer müssen die 14 Hauptallergene nach der EU-Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) auch bei loser Ware kennzeichnen. Dazu zählen unter anderem Gluten, Milch, Ei, Nüsse, Sellerie und Sesam. Diese Kennzeichnung gehört zu jedem Gericht im Wochenmenü und auf die Verpackung.

Drei Regeln helfen im Alltag:

• Jeden Tag eine vegetarische Option, mindestens zweimal pro Woche vegan. Damit sind die meisten Teams abgedeckt.
• Allergen-Gerichte einzeln verpacken und beschriften. Eine Box mit Namen verhindert Verwechslungen am Buffet.
• Kleinen Puffer bestellen. Ein bis zwei vegetarische Portionen extra fangen Gäste und spontane Wechsel auf.

Wie ein ausgewogener Wochenplan konkret aussieht, zeigt unser Beitrag zur gesunden Mitarbeiterverpflegung.

‍

5. Was tägliches Mittagessen pro Woche kostet

Ein geliefertes Mittagessen kostet rund 10 bis 15 € brutto pro Person. Bowls und Lunchboxen liegen am unteren Ende, warme Buffets mit mehreren Komponenten am oberen. Daraus ergeben sich diese Wochenbudgets für fünf Liefertage:

Grafik 2: Mittagessen pro Woche nach Teamgröße bei fünf Liefertagen und 10 bis 15 € brutto pro Person. 10 Personen 500 bis 750 €, 20 Personen 1.000 bis 1.500 €, 40 Personen 2.000 bis 3.000 €.

Wer mit einem festen Wochenbudget plant, etwa 500 € pro Woche, hat zwei Stellschrauben:

• Weniger Tage. 500 € reichen für 20 Personen an zwei Bürotagen mit je 12,50 € pro Person.
• Kleineres Format. Bowls statt Buffet senken den Preis pro Kopf um einige Euro.

Wichtig ist der Mindestbestellwert. Viele Caterer liefern Lunchboxen erst ab rund 150 € pro Lieferung. Kleine Teams bündeln deshalb besser zwei oder drei Tage, statt jeden Tag eine kleine Menge zu bestellen. Die Richtwerte stehen in unserem Beitrag zum Mindestbestellwert beim Catering.

Wie viele Catering-Tage pro Woche sich lohnen, rechnet unser Frequenz-Leitfaden durch. Der Essenszuschuss von bis zu 7,67 € pro Arbeitstag kann an den übrigen Tagen ergänzen.

‍

6. Den passenden Anbieter in Berlin und München finden

Für tägliche Lieferungen zählen andere Kriterien als für ein einzelnes Event. Fünf Punkte entscheiden:

1. Liefergebiet und Zeitfenster. Der Caterer muss täglich pünktlich liefern können, meist zwischen 11:30 und 12:30 Uhr.
2. Mindestbestellwert pro Lieferung. Er muss zur Teamgröße passen.
3. Wechselnde Wochenkarte. Nach drei Wochen mit derselben Karte sinkt die Teilnahme.
4. Feste Ansprechperson. Bei täglichen Lieferungen braucht es eine Person, die Änderungen schnell umsetzt.
5. Eine Rechnung pro Monat. Eine Sammelrechnung spart der Buchhaltung jeden Tag einen Beleg.

In Berlin und München bringt egora Unternehmen mit lokalen Caterern zusammen, die Büros regelmäßig beliefern. Eine Anfrage reicht für Angebote mehrerer Caterer. Mehr dazu auf den Seiten zum Office-Catering in Berlin und zum Office-Catering in München.

Fazit

Tägliches Mittagessen im Büro braucht kein großes Projekt. Es braucht ein passendes Modell, einen Wochenplan mit festen Fristen und ein Profil pro Person für Ernährungsweise und Allergene. Für Teams von 10 bis 80 Personen ist Catering mit Wochenplan meist die einfachste Lösung. Ein geliefertes Mittagessen kostet rund 10 bis 15 € brutto pro Person, eine Woche für 20 Personen rund 1.000 bis 1.500 €.

‍

FAQ

‍

Was sind die aktuellen Trends bei der Mittagsverpflegung im Büro?

Leichtere Gerichte wie Bowls und Salate, feste Bürotage statt täglicher Präsenz und mehr Ernährungsweisen im selben Team. Unternehmen planen deshalb die Woche vorab und lassen jede Person selbst auswählen.

‍

Welche Modelle gibt es für das tägliche Mittagessen in Unternehmen?

Vier: Kantine oder Betriebsgastronomie, Essenszuschuss, Lieferdienst mit Einzelbestellung und Catering mit festem Wochenplan. Für Teams von 10 bis 80 Personen ohne eigene Küche passt meist das Catering mit Wochenplan.

‍

Wie plant man eine abwechslungsreiche Verpflegung über die ganze Woche?

Mit einem Wochenmenü, das bis Dienstag feststeht, zwei bis drei Gerichten pro Tag und einer Auswahl bis Freitagmittag. Jeden Tag gibt es eine vegetarische Option, mindestens zweimal pro Woche eine vegane.

‍

Was kostet tägliches Mittagessen für ein Team?

Rund 10 bis 15 € brutto pro Person und Tag. Für 20 Personen an fünf Tagen sind das rund 1.000 bis 1.500 € pro Woche. Mit 500 € pro Woche lassen sich 20 Personen an zwei Bürotagen versorgen.

‍

Wie finde ich einen Caterer für das tägliche Team-Mittagessen in München oder Berlin?

Entscheidend sind Liefergebiet, ein Zeitfenster um 12 Uhr, ein passender Mindestbestellwert, eine wechselnde Wochenkarte und eine feste Ansprechperson. Über egora genügt eine Anfrage für Angebote mehrerer Caterer in Berlin und München.

‍

Warum lohnt sich eine feste Planung für die tägliche Mittagsversorgung?

Weil sie Rückfragen bündelt. Wer einmal pro Woche auswählt, spart dem Office Management tägliche Listen, dem Caterer unsichere Mengen und dem Unternehmen Portionen für Personen, die nicht im Büro sind.